Во dispatching, дури и најдобро планираниот товар може да се соочи со проблеми. Доцнење, промена на услови, откажување или непредвидени ситуации на пат се дел од секојдневието во транспортната индустрија.
Она што ги разликува добрите диспечери од останатите не е тоа дали проблеми се случуваат, туку како тие реагираат кога ќе се појават.
Во продолжение се најчестите ситуации кога нешто тргнува наопаку и како тие се решаваат во пракса.
1. Кога возачот доцни на pickup
Доцнењето може да се случи поради застој во сообраќај, временски услови или технички проблеми со возилото.
Во вакви ситуации најважна е брзата комуникација:
Веднаш да се информира брокерот
Да се провери причината за доцнењето
Да се даде реален нов ETA (estimated time of arrival)
Навремената реакција често спречува казни и губење на доверба.
2. Кога товарот е откажан во последен момент
Ова е една од најфрустрирачките ситуации, особено за почетници.
Причините може да бидат:
Промена на план од страна на клиентот
Грешка во документација
Проблем со капацитет на складиште
Во ваков случај диспечерот треба:
Веднаш да најде алтернативен товар
Да провери дали се должи TONU (Truck Ordered Not Used)
Да го минимизира downtime за возачот
3. Кога на pickup локацијата има доцнење
Понекогаш возачот пристигнува навреме, но чека со часови да биде натоварен.
Ова може да влијае на:
распоредот на следниот товар
заработката (detention time)
довербата на брокерот и клиентот
Решението е:
точна евиденција на времето на пристигнување
барање detention ако е применливо
редовна комуникација со сите страни
4. Кога има проблем со документација
Мали грешки во документацијата можат да направат големи проблеми.
На пример:
неточен pickup број
погрешна адреса
недостасува потпис на POD
Во овие ситуации, најважно е:
брзо коригирање на документите
комуникација со брокерот
следење на целиот процес до финално затворање
5. Кога возачот има проблем на пат
Технички дефект, сообраќајна несреќа или затворени патишта се ситуации што не можат да се предвидат.
Диспечерот тука има клучна улога:
да најде решение (repair, re-route или замена)
да ги информира брокерот и клиентот
да го намали времето на застој
Како се гради стабилност во вакви ситуации
Во dispatching, проблемите не можат да се избегнат, но можат да се контролираат.
Најважно е:
брза реакција
јасна комуникација
смирен пристап
способност да се најде решение под притисок
Со време, овие ситуации стануваат рутина, а не стрес.
На Continental Dispatch Academy, студентите учат токму вакви реални сценарија преку симулации, за да знаат како да реагираат уште пред да се соочат со нив во пракса. Ако сакаш подобро да разбереш како изгледа работата во реални услови, повеќе информации за обуката можеш да најдеш на cda.mk.